RSS

Блог

Спонтанное планирование для тех, кто ненавидит тайм-менеджмент

В любой книге о тайм менеджменте красной нитью проходит образ успешного и продуктивного человека. Это дисциплинированный профессионал, который контролирует своё время и достигает поставленных целей к намеченному сроку. Он пунктуален, ведёт ежедневник и пользуется программным обеспечением для планирования.
Но подходит ли этот образ каждому без исключения? Конечно, нет! Несмотря на обилие рекомендаций о том, как стать таким человеком, больше половины населения планеты просто не способны воплотить эту мечту.
Тех, кто рождён плавать, книги по тайм менеджменту учат бегать по суше!
Создаётся впечатление, что постановка цели, составление плана, расстановка приоритетов, делегирование, управление рисками и контроль сроков — чуть ли не единственно правильный подход для всех, кто хочет быть успешным.
Давайте разберёмся, кому действительно подходит планирование, тайм менеджмент и система GTD, а кому нужен совершенно иной подход.

“Две категории людей”
В психологии, соционике, физиогномике, эзотерике, астрологии и нумерологии существует великое множество типов и подтипов людей. Но все они делятся на две большие категории: рационалы и иррационалы.
Первый тип — это люди последовательные, систематичные, взвешенные, организованные и продуманные. Второй тип — это люди спонтанные, импульсивные, импровизирующие и гибкие в нестандартных ситуациях.
Почти все современные системы управления временем идеально подходят только рационалам. Но для иррационалов эти методы неестественны. Когда иррационал пытается приучить себя к планированию, он плывёт против течения и действует против своей внутренней природы. Он ломает себя.
С каждым иррационалом, принуждающим себя работать по графику, происходит следующее: он перегорает! То есть, наступает момент, когда жизнь по графику становится поперёк горла: мотивации нет, а от мыслей о работе становится противно.
Кстати, наибольший дискомфорт для иррационалов — это работа в больших компаниях и корпорациях, где царит атмосфера управленческой бюрократии с её рациональными требованиями: отчёты, сроки, планы, графики и т.д. Всё это не для них.
Идеальный вариант для иррационалов — это работа на себя, либо работа в непринуждённой творческой атмосфере, где нет жёстких требований.

“Рационалы vs Иррационалы”
Нельзя сказать какой тип лучше. У каждого свои плюсы и минусы. Тем не менее, рационалов часто ставят в пример, а иррационалов незаслуженно ругают и считают людьми непостоянными и ветреными.
В книгах по соционике пишут, что иррационалы — это люди, которые берутся за множество дел и не доводят их до конца. Так происходит потому, что иррационалам никто не рассказал о том великом потенциале, который в них заложен и о том, как им пользоваться.
Это несправедливо. Ведь в мире полным-полно информации, как рационалам раскрыть свой потенциал, но рекомендаций по раскрытию потенциала иррационалов очень мало. И рекомендации эти малоизвестны.
Любопытный факт: соотношение рационалов к иррационалам на планете Земля приблизительно 49% к 51%.

ПРИЗНАКИ РАЦИОНАЛОВ:
• Любят составить чёткий план и неуклонно следовать ему для достижения своей цели. Имеют одну глобальную цель и несколько подцелей; 
• Работоспособность и выполнение поставленных задач мало зависит от настроения. Рационалы настраиваются на работу, даже если эмоциональное состояние не располагает к этому; 
• В арсенале рационалов всегда несколько способов достичь цели. Если не подходит один, они пробуют другой; 
• Спокойно относятся к однообразной работе; 
• Рационалам комфортно, когда есть определённость и контроль над ситуацией; 
• Рационалов злят непредвиденные обстоятельства, вынуждающие переделывать весь план. Затянувшиеся неопределённости приводят к сильному стрессу, если долго не удаётся взять ситуацию под контроль; 
• Любят порядок. Им комфортно, когда вещи лежат на своих местах; 
• Изучают новый материал, прочитывая книгу последовательно: от начала до конца; 
• С утра планируют, что будут есть на ужин. В среду планируют в котором часу поедут за покупками в супермаркет на выходных. 
Рационалов можно сравнить с машинистами поездов. Они планируют маршрут, время и продолжительность остановок на промежуточных станциях. Прибывают в пункт назначения с точностью до минуты и очень не любят непредвиденных задержек поезда.
Великий потенциал рационалов: стать большими профессионалами в одной выбранной области. Это потенциальные гуру в своём деле. Они действуют продуманно и выполняют намеченное в срок. Их ценят за качество проделанной работы, пунктуальность и скорость.
Успешные рационалы — тот самый образ, к которому страстно, но безуспешно, стремятся иррационалы. Стремятся, поскольку не знают о своём потенциале и о том, как его реализовать.

ПРИЗНАКИ ИРРАЦИОНАЛОВ:
• Имеют целый арсенал разнообразных целей. Стремятся преуспеть в самых разных областях; 
• Когда не удаётся достичь одну цель, иррационалы переключаются на другую. В отличие от рационалов, которые меняют не цель, а способ её достижения. 
• Работоспособность сильно зависит от настроения. Если у иррационала плохое настроение, он будет избегать запланированной работы, откладывая её “на потом”; 
• Однообразие и монотонность угнетает их. Любят выполнять работу в форме игры. Часто ищут новые подходы для выполнения одной и той же работы; 
• Спонтанны и непредсказуемы. В непредвиденных обстоятельствах действуют быстро, гибко и эффективно. Отсутствие контроля над ситуацией не беспокоит их; 
• Не любят наводить порядок. Их не волнует, лежат вещи на своих местах или нет. Термин “творческий беспорядок” придуман иррационалами; 
• Всегда терпят провалы, пытаясь применить рекомендации общепризнанных систем управления временем; 
• Мотивация падает, если приходится изучать новый материал, прочитывая книгу в строгой последовательности. Часто им хочется забежать вперёд и перейти к более интересным главам; 
• Иррационалам сложно отвечать на такие вопросы как: “Что будешь есть на ужин?”, “Сколько времени будешь в гостях?”, “Сколько времени тебе нужно, чтобы выполнить эту работу?”; 
• Когда о чём-то рассказывают, часто отвлекаются на посторонние темы, затем возвращаются к основной теме, затем снова отвлекаются. 
Иррационалы похожи на водителей автомобилей, которые в любой момент могут отклониться от намеченного пути и поехать другой дорогой. Например, если впереди маячит пробка, они быстро сворачивают и объезжают её. Если вдруг позвонил родственник по срочному делу, они разворачиваются и едут в обратную сторону.
Быстро реагировать на непредусмотренные ситуации машинистам поездов гораздо сложнее, чем автомобилистам. Зато они чаще достигают пункта назначения, чем водители, постоянно меняющие направление.
Великий потенциал иррационалов. Успешные иррационалы редкость. Но если они попадаются, то до глубины души удивляют окружающих. Это люди, успевающие учить несколько языков, управлять тремя бизнесами, заниматься двумя видами спорта, уделять время семье, посещать новые семинары, путешествовать, общаться с новыми людьми, за день бывать в самых разных местах, изучать несколько очень непохожих областей деятельности и так далее.
То есть, они успешны в очень разных областях и создают впечатление людей, которые умудряются делать сто дел одновременно.

Итак, если вы определились, что относитесь к иррационалам, значит, вас обрадует и очень вдохновит дальнейшая информация. Узнав о спонтанном планировании, иррационалы чувствуют внутренний подъём, поскольку эта система резонирует с их внутренней природой.
Но если вы относитесь к рационалам, не стоит откладывать чтение. Возможно, однажды вы сможете оказать неоценимую помощь знакомому иррационалу, который, скрипя зубами, прививает себе планирование :)

“Превращаем слабости иррационалов в мощный двигатель прогресса”
Что ж, пора узнать о секретном оружии иррационалов. Почему я говорю “секретное”? Потому что логическим путём его не найти, так как оно спрятано в тех аспектах личности, которые в обществе принято называть слабостями и недостатками.
Парадокс в том, что все недостатки, с которыми так усердно борются иррационалы, таят в себе огромный потенциал, способный перевернуть их жизнь с ног на голову. При правильном использовании, конечно же.
Поэтому давайте прямо сейчас разберёмся, что это за недостатки и как их использовать.

“НЕДОСТАТОК №1: Иррационалы не доводят начатое до конца и хватаются за другое дело”
Как мы помним, в своём арсенале иррационалы имеют целый веер самых разнообразных целей. Они одновременно хотят научиться играть на гитаре, создавать свой сайт, писать книгу, выступать на сцене, сняться в кино, стать учёным, облететь земной шар, заняться дизайном и так далее.
Из этого длинного перечня желаний иррационалы выбирают одну цель и вдохновляются ею, переполняясь энтузиазмом до краёв. Спустя какое-то время они переходят к действиям и стремятся побыстрее получить хорошие результаты.
Новое занятие, как глоток свежего воздуха, наполняет их жизнь смыслом и вносит разнообразие. Сперва дела идут хорошо, но вскоре неизбежно наступает первая трудность. Они преодолевают её, а затем вновь сталкиваются с очередным препятствием.
И вот, через некоторое время, занятие начинает приедаться. Они понимают, что успех не так близок, как хотелось. Понимают, что достижение хороших результатов базируется на долгом и упорном труде, который больше не предполагает разнообразия. Новая территория освоена, интерес иссяк, а дальше надо просто пахать.
Наконец, очередная трудность окончательно гасит энтузиазм. Иррационалы временно перестают заниматься достижением цели, обещая себе, что обязательно вернутся к этому позже. Но, как правило, то самое “позже” больше не наступает, ибо они находят другое занятие и с головой погружаются в него.
Первая ошибка иррационалов: они стремятся к одной цели, изолируя себя от других целей. Например, изучая Adobe Photoshop, они параллельно хотят освоить программу для создания музыки, но подавляют в себе это желание.
Размышляют они так: “Я не могу позволить себе изучение нескольких программ одновременно. Сперва я освою одну, а уж потом перейду к другой. Иначе запутаюсь, и моё обучение будет неэффективным”
Решение проблемы. Любого нормального иррационала это решение заставит прыгать от радости и предвосхищения невероятных возможностей, которые только что открылись. Вот оно:
РАЗРЕШИТЕ СЕБЕ ДВИГАТЬСЯ СРАЗУ В НЕСКОЛЬКИХ НАПРАВЛЕНИЯХ!
Милые иррационалы, да вы просто созданы для этого, чёрт возьми! Забейте на то, что говорят другие! Забейте на правила разумности, которые заставляют вас двигаться последовательно: сперва одно, затем другое. Это правило не для вас.
Вы созданы быть многозадачными. Так будьте ими! Изучайте одновременно английский, испанский и французский. Одновременно делайте свой сайт и пишите новую книгу. Одновременно изучайте Photoshop, Cubase, 3D Max, Adobe Illustrator, Corel Draw, Sony Vegas, Affter Effects, Flash, Dreamweaver и программируйте на десяти языках программирования сразу!
Монотонность и однозадачность убивает вас, поймите! Прямо сейчас подумайте и перечислите три или четыре цели, которые вы хотели бы достичь. А теперь скажите себе: “Я могу заниматься всем этим сразу!”. Представили? Ну и как вам такая перспектива? :)

“НЕДОСТАТОК №2: Однообразие и монотонный труд убивают мотивацию”
Иррационалы действительно не любят однообразия. Именно поэтому они склонны бросать многообещающие проекты, переключаясь на что-то более интересное.
Как вы помните, иррационалам свойственно искать новые подходы к работе. Ими движет стремление к разнообразию, потому что разнообразие поддерживает интерес и является источником их мотивации. Жажда нового у них в крови.
Одна только беда — в любой работе однажды наступает однообразие. И тут кроется…
Вторая ошибка иррационалов: в погоне за результатом они напрочь игнорируют природную нужду новых впечатлений. Здесь действует подобная установка: “Да, сейчас я хочу заняться другим. Но я не должен распыляться, если хочу добиться успеха. Я должен продолжать начатое!”
Эта установка вылезает боком. Иррационалы принуждают себя двигаться дальше, когда чувствуют, что их интерес ослаб. Вместо того, чтобы наполнить себя новыми впечатлениями, временно переключившись на другую область, они продолжают действовать, убивая мотивацию.
Решение проблемы: разнообразие! Это решение дополняет призыв быть многозадачным и отвечает на вопрос: “Как я могу достигать сразу нескольких целей?”
Для того, чтобы избежать монотонности и доводить дела до конца, спонтанно переключайтесь с одного вида деятельности на другой в течении дня много раз.
Несколько часов поиграйте на гитаре, затем час уделите написанию книги, за пятнадцать минут ответьте на почту, полчаса почитайте книгу о бизнесе, после чего займитесь работой для заказчика, а уж потом учите английский.
Неделя в таком ритме и вас приятно удивят результаты. Через две недели вы скажете: “И всё это я?”. Через месяц вы будете ошеломлены! А через полгода окружающие не поверят, что такое вообще возможно.

“НЕДОСТАТОК №3: Продуктивность по настроению”
Работоспособность иррационалов сильно зависит от настроения. Это факт. Заставьте иррационала вдохновлённо и усердно работать, когда у него нет настроения, и вам поставят памятник при жизни!
Именно этот “недостаток” полностью аннулирует любые попытки жить по графику. Сегодня иррационал запланировал, что завтра в 14 часов он будет делать презентацию для руководства. Но завтра, неожиданно для себя, он вдруг осознаёт, что не имеет ни малейшего желания делать эту работу.
И предвидеть такой поворот событий он просто не в силах!
Причина в том, что настроение иррационалов меняется самым непредсказуемым образом. Я не говорю сейчас об эмоциональном состоянии. Я имею в виду настроение к разным видам деятельности. Сейчас они хотят одного, через час другого, через два они сами не знают, чего хотят :)
Именно поэтому большой ошибкой иррационалов является планирование дел, которые нужно будет сделать завтра, послезавтра и после-после завтра.
Нельзя планировать на вторник дела А, Б и В, а на среду Г, Е и Ж. Потому что вы не можете знать, будет ли во вторник желание делать А, Б и В, а не, допустим только Е и Ж. Тут заранее предсказать невозможно. Поэтому просто перестаньте делать это. Раз и навсегда!

Типы сотрудников и как с ними разговаривать на "одном языке"

Каждый человек индивидуален, а потому имеет свои уникальные черты характера и действует в зависимости от его манеры поведения. И чем старше человек становится, тем сильнее он обрастает поведенческими привычками, и тем сложнее ему привыкнуть к новому стилю поведения. Максимум, на что может рассчитывать человек в возрасте со сформированной моделью поведения, - краткосрочные изменения. Чтобы быть коммуникабельным, уметь общаться с людьми нужно различать типы поведения людей. Это особенно важно продажникам, организаторам, начальникам и бизнесменам, у которых есть хотя-бы небольшой штат сотрудников. Для повышения эффективности исполнения своих указаний, руководитель должен уметь подстраиваться под модель поведения работника, иными словами «разговаривать на его языке».

Какие есть типы сотрудников?

Психологи уже давно определили основные поведенческие типы человека и разработали огромное количество концепций, которые объясняют те или иные шаги персоны. Один из многочисленных специалистов в области психологии, Дэвид Меррил, открыл такую схему, которая моментально нашла своих приверженцев, и на данный момент является одной из популярнейших методик. Разработанная им концепция определят поведение человека по уровню проявления настойчивости и отзывчивости. 

Те люди, которые более настойчивей, чем их коллеги, обычно имеют громкую речь и высокую скорость. Они свободны в выражениях, активно отстаивают своем мнение, склонны проявлять настойчивость в стрессовых ситуациях, или там, где нужно быстро принимать решение. Именно этот тип людей нацелен на действие, а потому может принимать на себе все риски но не способны ждать результаты. 

Те люди, которые не так настойчивы, легче проявляют свои эмоции, они мягче, однако склонны говорить тише, избегать контакта глаза в глаза. Эти люди тщательно разбирают вопрос, рассматривают ситуацию со всех сторон, и только тогда принимают решение. В своих выводах они ориентируются на мнение других сотрудников, задают соответствующие вопросы, чтобы получить максимум информации.

Чтобы разобраться в уровне настойчивости, нужно внимательно понаблюдать за поведением людей, и определить, кто чаще говорит, кто чаще спрашивает. Чтобы понять, кто обладает высоким уровнем отзывчивости, следует отметить людей, которые более открыты к окружающим, и более замкнутых. Одни из них сдержанные, серьезные, вторые не контролируют свои эмоции и не стесняются их показывать.

Более отзывчивые люди дружелюбны, эмоциональны. Такие люди отличаются подвижной мимикой, они широко улыбаются, хмурят брови, активно жестикулируют. Они легко начинают разговор и делятся своими переживаниями, говорят о чувствах, рассказывают анекдоты, не замечают время.

Вторая категория людей менее доброжелательна, они сдержаны в словах и эмоциях, а в проявлении мимики напоминают игроков в покер. Они дисциплинированные, серьезно относятся к своей работе, ориентируются на факты и доводы, а не на чувства. Такие люди, несмотря на то, что скрывают свои невербальные проявления, внутри сильно переживательные.

Как работает схема определения типа человека

После того, как были определены стили поведения относительно двух ведущих координат настойчивость/отзывчивость, сформируются 4 категории людей:
• Аналитик (хочет выполнять задачу правильно; низкая настойчивость и отзывчивость);
• Друг (учитывает личностные отношения больше, чем рабочие; высокая отзывчивость и низкая настойчивость);
• Деятель (в работе ценит саму работу; низкая отзывчивость, высокая настойчивость);
• Артист (старается сделать так, чтобы его заметили; высокая настойчивость, высокая отзывчивость).

Деятель

Эта группа людей контролирует все, что их окружает, у них высокая самоорганизация, они тщательно подбирают темы для разговоров со своими коллегами. Их отличает высокая наблюдательность к деталям, они способны на решительные шаги, хотят все сделать быстрее, а потому нацелены именно на действие. Отлично чувствуют себя в условиях конкуренции. Говорят громко, с высоким темпом, наклоняясь вперед, обладают врожденным умением убеждать, предпочитают устное общение. В работе полагаются на интуицию или предположения, не могут долго ждать, гибки в мнении, легко подстраиваются под ситуацию.

Такими сотрудниками сложно управлять, они стремятся сами стать руководителями. Могут выполнять большие объемы работы в короткие сроки, сложно реагируют на принуждение. Поэтому люди этой категории отлично себя чувствуют в новых проектах, предпочитают инновации. Доносить нужную информацию нужно прямо, фактами, в минимальной степени опираться на чувства. 

Аналитик

Аккуратны во всем, имеют высокую степень самоорганизации, а потому работоспособны. Не строят отношения, а работают, говорят мало, а если говорят, то спрашивают, а не утверждают. Предпочитают короткие телефонные разговоры, а лучше, смс. Нередко перфекционисты, имеют высокие стандарты, требовательны к себе и людям.

Чтобы работать с таким типом людей, важно предоставлять точную информацию. Только тогда, когда у них есть достаточно количество данных, они смогут сделать выбор. Говорить нужно четко, кратко, детально. Похожи на отшельников потому, как предпочитают работу в одиночестве, но всегда готовы помочь.

Друг

Друзья отзывчивы и ненастойчивы, а потому неконфликтны, предпочитают оставаться при своем мнении без развязывания дискуссий. Хорошие игроки в команде, отдают много сил на установление контакта. Хорошо воодушевлять команду на действия, предпочитают общаться в живую. 

При всем своем дружелюбии страдают плохой самоорганизацией, неуверенны в выражении своих мыслей. В работе с такими людьми нужно проявлять терпение.

Артист

Яркие, общительные артисты выглядят большими энтузиастами, открыты к общению, не стесняясь говорят о своих чувствах. Такие люди сразу вызывают симпатию, они сразу очаровывают, и безумно рады, когда оказываются в центре внимания. В разговоре они используют все: тело, жесты, красивую речь, мимику, разнообразные интонации, поэтому очень убедительны. 

Предпочитают командную работу, имеют широкий круг общения.
Однако, они сначала делают, потом думают, они импульсивны, от чего часто появляются проблемы. Они плохо реагируют на сидячую, монотонную работу, и склонны часто менять проекты. Сотрудничая с артистами, нужно проявлять к ним высокий интерес, но не забывать, что они склонны к драматизации. Нужно поддерживать их мечты, ссылаться на авторитетных для них личностей.

9 фраз, которые нельзя говорить клиентам по телефону

1. "Я не знаю"
Альтернативный вариант: "Позвольте, я уточню этот вопрос" ("Вы можете немного подождать, пока я уточню информацию").

2. "Не могу Вам ничего обещать"
Альтернативный вариант: "Я сделаю все возможное, чтобы решить Ваш вопрос".

3. "Я Вас не понял"
Альтернативный вариант: "Уточните, пожалуйста" ("Позвольте уточнить, правильно ли я Вас понимаю").

4. "Вы меня не так поняли"
Альтернативный вариант: "Разрешите мне пояснить еще раз" ("Я хотел сказать, что…").

5. "Вы должны"
Альтернативный вариант: "Чтобы я максимально оперативно решил Ваш вопрос, Вы можете со своей стороны…" ("Замечательно будет, если Вы…").

6. "Вы не правы"
Альтернативный вариант: "Да, я с Вами согласен, есть такое мнение, при этом..."

7. "Одну секундочку" ("Не вешайте трубку, оставайтесь на линии")
Альтернативный вариант: "Мне нужна всего минутка, чтобы… . Вы можете подождать на линии или мне лучше Вам перезвонить?"

8. "Это последний товар на складе"
Альтернативный вариант: "Этот товар активно раскупают, а следующий завоз ожидается нескоро".

9. "Как Вы нас нашли?"
Альтернативный вариант: "Разрешите уточнить, откуда Вы о нас узнали?"

А теперь – для тех, кто жаждет продолжения…

4 типичные ошибки, допускаемые call-менеджерами

Использование в разговоре с клиентом уменьшительно-ласкательных слов. Например: заявочка, звоночек, покупочка, договорчик и т.д.

Чрезмерная навязчивость. Не нужно стараться выудить из клиента максимум информации, при этом полностью игнорируя его «информационные желания».

Отсутствие пауз, ведение разговора «на автомате».

Сухой заученный текст следует «выдавать» дозировано, с расстановкой акцентов и выдерживанием пауз иначе клиент может почувствовать себя ненужным.

Злоупотребление в разговоре с клиентом «словами-сомнениями». Например: наверное, возможно, скорее всего, может быть, я не уверен и т.д.