RSS

Блог

7 шагов делегирования или как правильно делать поручения.

Если относиться к человеку сообразно тому, каков он есть, он останется таким, какой он есть. Если же относиться к нему в соответствии с тем, каким он может и должен быть, то он и станет таким, каким может и должен быть. Гёте 

Основной головной болью руководителей является тот факт, что как показывает практика, делегируя, мы всегда теряем в качестве, но выигрываем во времени. И в большинстве случаев это так.

И этому есть логическое объяснение:

у них еще недостаточно знаний и опыта;

они боятся ошибиться и груза ответственности;

они не видят всей картины и взаимосвязей;

у них и без этого был плотный график работы;

они еще не умеют правильно ставить приоритеты и т.д.

Наша же задача заключается в том, как при экономии времени за счет делегирования, вывести качество выполняемой работы на должный уровень.

Рассмотрим из чего состоит классическая схема делегирования:

Сообщить суть задания (что?) — что должно быть сделано и какие результаты ожидаются и в какие сроки. 

Определить нормативы (когда?) — которые будут использоваться для контроля хода выполнения задания: они должны быть реальными (выполнимыми). 

Здесь же обрисовываются границы ответственности исполнителя и вид отчета по результатам.

Обозначить важность задания (зачем?) — почему нужно выполнить это задание, какова его связь с общей работой и ситуацией в фирме, какие осложнения могут возникнуть при выполнении задания.

Предоставить полномочия исполнителю (как?) — необходимые для выполнения работы, в том числе и на использование ресурсов, нужных для выполнения задания. Описываются альтернативы и препятствия. И информируются все задействованные лица о том, что данному менеджеру делегирована такая задача.

Получить обратную связь — убедиться, что исполнителю все понятно и получить его согласие. Если это необходимо, то повторить суть задания, или использовать его графическое представление. Уточняется: нужна ли какая-либо еще поддержка.

Контролировать ход выполнения задания — проверять по реперным точкам ход выполнения задания.

Оказать поддержку — в случае необходимости оказывать поддержку и разбирать сложные ситуации.

Особенно хочется обратить внимание на важность обратной связи: а правильно ли вас поняли? При делегировании людям свойственно додумывать.

Помимо основных шагов делегирования, хорошо бы еще соблюдать и правила делегирования:

1. Заблаговременно, с запасом времени. Выдавая задания полезно всегда учитывать, что:

сотруднику понадобится время на обдумывание и планирование;

он должен встроить данное задание в систему своих убеждений;

ему понадобится время на раскачку и выход на рабочий режим и т.д.

2. Соизмеримость со способностями и возможностями исполнителя. Перепоручая задачу, необходимо помнить, что:

людям свойственно преувеличивать свои способности;

не все люди одинаковые, у всех свои особенности и специфика;

разные люди устают и теряют интерес по-разному и т.д.

3. Доверие и допустимость ошибок. Если вы доверили кому-то решение проблемы, постарайтесь:

не проверять его каждые 5 минут (это теперь его задача);

не ругать, если он ошибется (он это делает первый раз);

в случае провала не увольнять (иначе убьете инициативу у остальных) и т.д.

4. Мотивирование и признание. Здесь все как с ребенком:

необходимо выражать восхищение при каждом небольшом достижении;

хвалить прилюдно и ставить в пример;

подбадривать и поддерживать желание продолжать работу над проблемой и т.д.

5. Гибкость и уважение личности.

показывайте на ошибки, а не на личные качества;

учитывайте психологические особенности каждого;

не ждите сразу огромных результатов и т.д.

И напоследок скажу еще пару срок о видах порочного делегирования.

Всего их существует три вида:

Мартышка. Это когда все по очереди перекладывают друг на друга обязанности. Т.е. задание мигрирует по компании, а его никто так и не выполняет. Все только делегируют.

Козлы отпущения. Это когда шеф выбрал рабочих лошадок, на которых все сваливает. Кто везет, того и грузят. Этим пользуются все лоботрясы. А вы «выжигаете» работоспособных членов команды.

Стена. Это когда шеф работает сам по себе, а компания — сама по себе. Т.е. делегирования нет вообще. Эдакий конгломерат мелких индивидуальных хозяйств

10 признаков “правильной” визитки

Правильная визитка - простейший, но в то же время необычайно эффективный бизнес-инструмент. Сравнительно малое количество информации, представленной на визитке, предусматривает особый, скурпулезный подход к ее разработке и изготовлению.

Создавая свою неповторимую правильную визитку, обратите особое внимание на такие ее элементы:

1. Текст правильной визитки.

Распространенная ошибка - желание разместить на прямоугольнике размером 5 на 9 сантиметров МНОГО информации. Не делайте из визитки рекламный буклет с фотографиями вашей продукции, перечислением всех ее достоинств и картой проезда к вашему офису. Для правильной визитки вполне достаточно названия фирмы (и, возможно, видов деятельности), фамилии, имени, отчества и занимаемой должности владельца визитки, его контактных данных (адрес, телефон, электронная почта). Использовать тыльную сторону визитки для дополнительной информации крайне нежелательно. А дублирование текста на иностранном языке - дурной тон. Если у вас есть зарубежные партнеры, закажите отдельную партию визиток специально для них.

2. Графика и фон для правильной визитки.

Совет один - не злоупотребляйте графикой! По большому счету, на правильной визитке допустимо использование лишь логотипа и графических элементов фирменного стиля. А дублировать текст "строительные работы" рисунком мастерка или каски стоит лишь в случае, если ваши клиенты не умеют читать или не могут найти этот текст на фоне многоэтажного здания, которое вы сделали фоном вашей визитки. О том, уместен ли портрет себя, любимого, я думаю, и говорить не нужно. Вы поняли, да?

3. Расположение элементов правильной визитки.

Все просто - на визитной карточке соблюдайте логичность текстовых конструкций. А удобство визитки проверить легко - возьмите ее в левую руку, телефон - в правую, как бы пытаясь позвонить. Большой палец закрывает часть номера телефона? Делайте выводы.

4. Шрифты, используемые на правильной визитке.

При всем богатстве выбора другой альтернативы нет: максимум - два разных шрифта. Не злоупотребляйте различными начертаниями и эффектами (еще подумают, что вы в текстовом редакторе визитку рисовали).

5. Цветовая гамма правильной визитной карточки.

Семь цветов у радуги, миллионы оттенков на мониторе, а мы будем использовать для визитки всего лишь два-три контрастных. Да еще и с оглядкой на свои фирменные цвета. Негусто? Ладно, уговорили, белый и черный это тоже цвета.

6. Материал, из которого делаем правильную визитку

Здесь вариантов - море. Различные виды бумаг, пластиков, экзотических материалов для изготовления визиток - на любой вкус. Присутствие вкуса приветствуется.

7. Способ изготовления правильной визитки.

Офсетная печать, шелкотрафарет, тиснение, высечка - в вашем распоряжении десятки технологий изготовления визитной карточки и их комбинации. Только пообещайте мне одно: вы никогда, ни при каких условиях не будете печатать визитки на струйном или лазерном принтере и вырезать их ножницами. Разве что вам нравятся экземпляры с потертым текстом, поплывшими от воды пятнами и волнистыми краями.

8. Хранение правильной визитки.

Приобретите себе визитницу. А для задних карманов брюк найдите более подходящее применение.

9. Исправления на правильной визитке.

Поменялся номер телефона? Срочно бегите заказывать новые визитки. Исправления, сделанные шариковой ручкой, конечно, помогут узнать новые координаты, а заодно укажут на ваше несколько несерьезное отношение к бизнесу.

10. Ашыпки в тексте правильных визиток.

Проверьте текст визиток, когда заказываете их. Проверьте текст визитки, когда утверждаете макет. Попросите распечатку макета и еще раз проверьте текст визитки. Покажите макет сотрудникам - пусть проверят. Проверьте текст визитки, когда забираете готовый тираж. Одна маленькая ошибочка в маленькой визитке намного хуже, чем десяток в многостраничном буклете.

10 причин стать оптимистом

1. Оптимисты в среднем дольше живут, быстрее выздоравливают после тяжелых болезней, более уверены в своих силах и реже страдают психическими болезнями.

2. Оптимисты практически всегда счастливы в браке, у них обычно больше друзей.

3. Они более успешны в карьере и склонны к созданию творческих идей. Мышление оптимиста более свободно, такой человек открыт всему новому. "Ошибка? А может, это не ошибка, а системная функция! Ну-ка, как это приспособить к…"

4. Оптимист (опять же при прочих равных условиях) больше "берет от жизни", ему просто больше "везет". При неудаче оптимист быстрее соберется и начнет все сначала.

5. В критических ситуациях без оптимизма просто не обойтись! Легендарный Ален Бомбар (пересекший на лодке-одиночке Атлантический океан, не взяв с собой ни воды, ни пищи) писал в своей книге: "В океане людей убивает не одиночество, жажда, голод и акулы. Людей убивает страх". Жизнь наша – тот же океан. "Все, что не убивает, делает нас сильнее", – говорил когда-то Ницше. Можно сказать, что это просто-напросто жизненный девиз оптимиста.

6. У людей, мыслящих позитивно, в большинстве случаев на душе хорошо. Это не значит, что они никогда не чувствуют себя подавленными или расстроенными, и такое бывает. Но оптимисты очень быстро восстанавливают душевное равновесие, так как способны найти положительное и в отрицательном, считают свои неудачи и поражения временными и краткосрочными, не опускают руки и потому быстрее достигают поставленных целей.

7. Позитивное мышление воздействует и на органы чувств. Доказано, что позитивно настроенные, уравновешенные люди более внимательны, креативны, лучше видят и слышат.

8. Оптимисты дольше сохраняют молодость. Они уверены, что их здоровье — в их руках, и это делает их сильными. Многочисленные исследования показывают, что защитные силы организма становятся более сильными благодаря позитивному мышлению. Гармония души — это основа гармонии тела, а гармония тела — это лучшая защита от болезней. Доказано: Оптимисты здоровее пессимистов. Если оптимист заболевает, то направляет всю свою энергию на выздоровление, благодаря позитивному настрою к процессу "подключается" сила самовнушения. Болезнь для них — это сигнал о том, что нужно что-то изменить в собственной жизни.

9. Оптимисты более успешны в профессиональном и финансовом плане. Там, где остальные видят исключительно проблемы, оптимисты видят шанс. Для них проблемы — это не обременительная ноша, а лишь некоторое препятствие на пути к цели. Оптимисты редко идут по проторенным тропинкам, предпочитая прокладывать новые пути. Благодаря тому, что оптимисты, как правило, чувствуют себя хорошо, они легче и быстрее справляются с неприятными заданиями.

10. Оптимисты изначально не считают остальных людей врагами. До тех пор, пока человек их не разочарует, они считают его хорошим. И даже если разочарование происходит, они не переносят его на всех остальных людей, иначе говоря, оптимисты, обжегшись на молоке, не примутся дуть на воду. Кстати, оптимисты обычно легко сходятся с другими людьми, как правило, такими же оптимистами, притягивая к себе единомышленников дружелюбной и открытой манерой общения.